Arqueo de fondos de caja chica y documentos valorados en la gerencia de administración y finanzas

Arqueo de fondos de caja chica y documentos valorados en la gerencia de administración y finanzas

Arqueo de fondos de caja chica y documentos valorados en la gerencia de administración y finanzas

*Auditoría al departamento de finanzas, contabilidad y logística de Electro Oriente-2018.

*Estas son las malas prácticas que por años ha seguido la empresa de energía, que se espera ahora sean desterradas.

“La acción simultánea, comprendió la ejecución de arqueo a los fondos de caja chica asignado a la sede Iquitos a cargo del Lic. Adm. Juan Carlos Valles Saldaña, así como, a los cheques en blanco que se mantienen en bóveda a cargo del Lic. Adm. Roger Ríos Guzmán – jefe de Finanzas, asimismo, a las cartas fianzas a cargo de la CPC María Oliva Palma – supervisora de Finanzas.

De igual manera, la evaluación consideró los expedientes de pagos programados y pendientes que se encuentran en el área de Tesorería, y el proceso de recaudación, a cargo del CPC Segundo Tenazoa Yumbato, supervisor de Recaudación.

Comprendió las rendiciones de caja, fondos de trabajo y contrataciones menores o iguales a 8 UIT de los meses junio a setiembre de 2017, proporcionadas por el Departamento de Contabilidad. De igual manera, consideró evaluar el trámite de expedientes de contratación y requerimientos generados y aprobados, así como el pago de adelantos y cancelación de la contratación de bienes y servicios, a cargo del Departamento de Logística y gerencia de Administración y Finanzas.


Contraloría encuentra tremendas malas prácticas en el manejo de electro oriente 2017-2018.

Contraloría encuentra tremendas malas prácticas en el manejo de electro oriente 2017-2018.Las actividades se desarrollaron en las oficinas de las áreas orgánicas comprendidas, que se encuentran ubicadas dentro de las instalaciones de la entidad, en avenida Augusto Freyre 1168, desarrollándose dichas actividades durante el 9 de enero de 2018 y el 28 de marzo de 2018.

Situaciones adversas: Rendiciones de los usuarios de caja chica que presentaron fuera de plazo no fueron comunicadas al departamento de Contabilidad, para su descuento, además que presentan deficiencias en su contenido que incumple el instructivo del fondo de caja chica. Rendiciones de caja chica no cuentan con sello de la Garita de Control del servicio de vigilancia privada, ni sello de falta de stock en almacén, además no cuentan con la verificación física del supervisor de Almacén, ni su conformidad.

Rendiciones de caja chica por prestación de servicios ejecutados por las áreas usuarias no cuentan con el sustento técnico y tomas fotográficas sobre las condiciones anteriores y posteriores a su ejecución. Rendiciones de caja chica por compra de bienes e ingreso a las instalaciones de la Entidad, adquiridas con anterioridad al requerimiento y firmadas por agente de vigilancia que no estuvo presente el día de ingreso.

Se pagó servicio de recaudación sustentado con boleta de venta de contribuyente del Régimen General del Impuesto a la Renta, debiendo emitirse factura. Se efectuaron gastos por movilidad local sin que el usuario haya suscrito la planilla de movilidad, así como estos se encuentran mal llenados y excedieron el monto diario por cada trabajador, además de su uso indiscriminado y en otros casos no fueron registrados en la planilla de movilidad, incumpliendo lo establecido por el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.

Se efectuaron gastos por servicio de taxi y servicios de envío de carpetas de información para miembros del directorio de manera continua, debido a la demora de entrega de información de los funcionarios, incumpliendo el procedimiento interno. Se adquirieron lámparas de vapor sodio de 70W con fondos de caja chica de forma fraccionada, sin la participación del área usuaria competente (Logística), correspondiendo su adquisición bajo la contratación de bienes menores o iguales a 8 UIT.

Se efectuaron compras de bienes con fondos de caja chica, los cuales no registraron su ingreso al almacén. Se efectuó gasto con fondos de caja chica que excede el monto límite establecido en la Directiva Fondo Fijo para Caja Chica. Se transportó bienes de la entidad sin la Guía de Remisión – Remitente, ni la Guía de Remisión Transportista, que sustente fehacientemente el transporte de bienes.

Se garantizó fiel cumplimiento de obligaciones contractuales con una carta fianza de empresa que no suscribió contrato con la entidad. Las cartas fianzas que garantizan el fiel cumplimiento del objeto de contratación de bienes y servicios, son remitidas con mucho tiempo de retraso al Departamento de Finanzas, lo cual pone en riesgo su control y custodia.

Las áreas usuarias efectuaron rendiciones para gastos operativos, cuando dichas adquisiciones corresponden a bienes y servicios menores o iguales a 8 UIT, labor que corresponde al área de logística de la Entidad. Las rendiciones de entregas a rendir por fondos de trabajo no consignaron la firma del usuario solicitante como señal de conformidad del gasto efectuado.