Captación, custodia, depósito y registro de los recursos recaudados por la municipalidad de San Juan Bautista

Captación, custodia, depósito y registro de los recursos recaudados por la municipalidad de San Juan Bautista

Objetivo, determinar si la municipalidad distrital en el proceso de recaudación (captación, custodia, depósito y registro) de los recursos directamente recaudados y otros fondos que proviene de fuentes distintas, viene cumpliendo con la normativa aplicable y disposiciones internas vigentes. Así como, establecer la integridad de los fondos captados, custodiados, depositados y registrados.

Observaciones gestión año 2018: Los fondos de las cajas chicas, de tesorería y de la unidad de servicios funerarios municipales-Userfum, carecen de medidas de seguridad para cautelar la integridad del efectivo asignado.

El hecho comentado, se advierte el riesgo al que se encuentra expuesto el efectivo de las cajas chicas, en poder de las encargadas de su administración, el cual podría ser sustraído y/ o apropiado indebidamente por parte de terceras personas, al no encontrarse debidamente custodiadas, con las medidas de seguridad adecuadas, a fin de cautelar su integridad.

Responsable de la administración y manejo del fondo fijo de la caja chica principal, incumple el procedimiento operativo establecido en la directiva de administración del fondo para caja chica respecto al sustento documentario de los gastos que se ejecutan.

El hecho que los comprobantes de pago solo cuenten con el visto bueno de la gerencia municipal, gerencia de administración y finanzas, subgerencia de contabilidad y sub gerencia de tesorería, que como procedimiento previo a la rendición visan dichos documentos, pese a que carecen de los datos relacionados con las áreas usuarias, genera el riesgo que los gastos no correspondan a las necesidades reales de la entidad, en deterioro de su idoneidad y pertinencia.

La entidad no cuenta con pólizas de seguro de deshonestidad o contra todo riesgo que afiance a los servidores que intervienen en el proceso de captación, custodia, registro y depósito de los fondos de la entidad. Los hechos expuestos generan el riesgo de que la entidad no pueda resarcirse rápidamente de una perdida y no pueda cubrir razonablemente las perdidas máximas estimadas en un periodo.

La subgerencia de contabilidad no cuenta con una directiva interna conteniendo los procedimientos para realizar los arqueos de caja sorpresivos, evidenciándose la falta de acciones seguidas para superar las situaciones adversas encontradas durante los arqueos. El hecho de no contar con una directiva interna, genera el riesgo que no se identifique oportunamente deficiencias o errores en la ejecución de los arqueos, y en caso sean detectadas por el personal encargado del arqueo, no cuente con los lineamientos que le oriente en la adopción de las acciones pertinentes.